В Российской Федерации с 2015 года задействовано новое правило для гостиниц и объектов туристической отрасли. Сейчас данные всех постояльцев (внезависимости от гражданства) учреждение отсылает в Федеральную Миграционную службу (ФМС). Невыполнение этого обязательства грозит достаточно ощутимым взысканием - до 300 тысяч рублей. Менеджер гостиницы сам вправе избирать метод подачи данных. Это могут быть как документы на бумажных носителях, так и электронные авизо.
Вместе с тем в состоянии высокотехнологического информационного оснащения всех предприятий трудно предположить канцелярский персонал гостиницы, отчет которой будет составляться вручную. Помимо того, надо учитывать, что данные должны быть актуальными, другими словами для обеспечения своевременной сдачи отчетности о постояльцах гостиница вынуждена будет задействовать курьера для доставки документов в офис миграционной службы. Вследствие чего, почти что все гостиницы решили совершать электронный обмен документаций с ФМС. Для удобства пользователей было выработано несколько специальных программ.
Обычно административная структура гостиницы уже работает со специальными софтами, предоставляющими возможности автоматизировать процесс оформления и учета постояльцев. Комфортный интерфейс предоставляет возможность сократить время на поселение в несколько раз. Личный состав гостиницы обучен работе с подобными программными продуктами и уже адаптировался в реалии it технологий. Однако освоение нового программного продукта многочисленным персоналом - достаточно трудный процесс. Разработчики специализированной программы для пересылки данных о постояльцах контур фмс рекомендуют отличное решение. Оператору нет необходимости вводить сведения через отдельное окно интерфейса программы. Да и копирование одних и тех же данных вручную, было бы с программной точки зрения нерациональным. Отчетность формируется из файла экспорта данных штатной программы, каковая уже имеется на вооружении администраторов гостиницы. Подобный процесс совершается очень быстро под управлением ответственного лица предприятия.
ФМС имеет мощнейшие серверы, которые хранят информацию с туристических объектов и гостиниц всей РФ. Вместе с тем хозяйственный субъект, направивший отчет фмс имеет непрерывный доступ к данным, которые касаются их постояльцев. Кроме того у гостиниц сейчас имеется возможность проверки данных о постояльцах для обеспечения внутренней безопасности.
